Réponses aux questions fréquentes sur ESMS numérique

Conditions d'éligibilité et/ou de recevabilité

• Quels sont les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) qui peuvent bénéficier de la mise en œuvre de la phase de généralisation du programme ESMS numérique ?

Tous les ESSMS mentionnés à l’art L.312-1 du CASF sont éligibles au programme, y compris les ESSMS financés exclusivement par les conseils départementaux (Cf. II.B de l’instruction N° DGCS/DNS/CNSA/2023/13 du 16 janvier 2023) à partir du moment où ceux-ci sont identifiés par un numéro FINESS géographique en propre.

• Est-ce que les services à domicile proposant à la fois un accompagnement aux activités essentielles à la vie (tels que définis à l’article L312-1 du I du CASF, 6° et 7°) et des services d’aide à la personne dits de « confort » sont éligibles au programme ?

Oui, mais seule la partie de leur activité d’accompagnement aux activités essentielles à la vie sera prise en compte. Ces ESSMS devront produire une pièce indiquant la répartition entre ces deux catégories de prestations pour chaque ESSMS partie au projet. L’aide sera modulée au prorata du nombre d’heures éligibles.

• Les USLD rattachés à un EHPAD sont-ils éligibles au programme ESMS Numérique ?

Non, les USLD relèvent du secteur sanitaire.

• Est-ce qu’un établissement sans numéro FINESS peut prétendre à un financement du programme ESMS numérique ?

Non. Seuls les établissements dotés d’un numéro FINESS géographique peuvent prétendre à un financement ESMS numérique.

• Le porteur de projet doit-il obligatoirement disposer d’un FINESS juridique ?

Le FINESS juridique n'est pas obligatoire pour le porteur de projet. En revanche, il doit bien disposer d'un SIRET.

• Est-il possible de monter un regroupement de plusieurs organismes gestionnaires de tailles différentes ?

Oui. Ces regroupements doivent préfigurer des coopérations pérennes entre leurs membres pour notamment améliorer le management du système d’information, sans que cela ne soit une stricte condition d’accès à la subvention.
Le regroupement doit avoir du sens : un projet commun, des ressources partagées, une cohérence dans la durée et potentiellement la préfiguration d’une DSI commune, par exemple.

• Quel est l’intérêt pour des petits organismes gestionnaires (OG) de constituer un regroupement avec un moyen ou un gros OG ?

Le fait que des petits organismes gestionnaires rejoignent un regroupement porté par un moyen ou un gros OG leur permet :

• De bénéficier d’une expertise métier et en matière de système d’information, d’un retour d’expérience partagé, d’une position plus forte face aux éditeurs,
• De mutualiser des budgets : de formation, des ressources humaines (exemple : chef de projet SI, responsable sécurité),
• D’obtenir plus rapidement une solution pré-packagée.
• Un regroupement peut-il être composé d’ESSMS gérant différents publics (personnes âgées, personnes handicapées, etc.) ?

Oui, à condition que ce regroupement présente une dominante de secteur et que cette mixité corresponde à une stratégie définie par le regroupement.
La solution de dossier usager informatisé (DUI) retenue doit répondre aux besoins et aux usages identifiés par les établissements du regroupement (notamment au travers des nomenclatures des besoins et prestations des personnes handicapées développées dans le cadre de la réforme Sérafin-PH).
Une seule solution DUI doit être retenue.

• Pour les organismes gestionnaires gérant moins de 15 ESSMS (ou 8 pour les territoires ultra-marins et la Corse), l’adhésion à un regroupement est-elle obligatoire pour répondre à l’appel à projets régional (AAP) ?

Non, mais dans le cadre de la phase de généralisation du programme ESSMS numérique, le principe pour les gestionnaires est de présenter des projets concernant idéalement 15 structures pour la mise en place de leur DUI dans les territoires métropolitains et idéalement 8 dans les territoires ultra-marins et la Corse (Cf II.D de l’instruction N° DGCS/DNS/CNSA/2023/13 du 16 janvier 2023).
Les organismes gestionnaires dont le nombre d’ESSMS n’atteint pas ce minimum sont invités à constituer des regroupements (dits « grappes ») pour répondre à l’AAP régional, afin de porter un projet commun et de sécuriser la mise en œuvre des projets.
Les ARS apprécieront, au cas par cas, si le regroupement de moins de 15 ESSMS (ou 8 pour les territoires ultra-marins et la Corse) est éligible à l’aide.

• Pour les établissements souhaitant se joindre à un regroupement, existe-t-il une liste des établissements volontaires ?

Les structures peuvent se rapprocher de leurs ARS, qui les orienteront ensuite vers les acteurs concernés.

• Des ESSMS isolés, seuls ou en groupe, peuvent-ils rejoindre des regroupements déjà créés et financés ?

Oui, lors de l’étude des regroupements par les ARS, celles-ci seront vigilantes aux cas des ESSMS du territoire concerné qui resteraient isolés en n’étant pas parties prenantes au projet présenté. À cet effet, les projets regroupant moins de 15 ESSMS ou moins de 8 ESSMS pour les territoires ultramarins et la Corse pourront être recevables aux conditions cumulatives suivantes :

1. Le projet consiste à rejoindre un regroupement déjà financé par le programme ESMS numérique
2. La temporalité de cet élargissement doit être cohérente avec le projet porté par le regroupement initial et, en particulier :

• Être régulière au vu du contrat ou du marché public mis en œuvre par le regroupement initial ;
• Ne pas faire courir de risque excessif au projet du regroupement initial, en termes notamment de délais ou de capacité à atteindre les cibles d’usage pour chaque ESSMS.

• Est-il possible de répondre à l’appel à projets ESMS numérique pour poursuivre le travail engagé lors des appels à projets Télémédecine en foyer d’accueil médicalisé (FAM) et maison d’accueil spécialisé (MAS) ?

Non. Le financement des outils de télémédecine ne rentre pas dans ce cadre, le programme ESMS numérique vise à déployer des solutions dossier usager informatisé communicantes et interopérables dans les ESSMS.

Les deux financements sont différents, mais complémentaires et peuvent être cumulés.

• Un projet peut-il intégrer plusieurs solutions dossier usager informatisé (DUI) différentes : plusieurs éditeurs et/ou plusieurs modes d’hébergement ?

La solution logicielle choisie doit être la même pour tous les ESSMS qui composent le projet. Idéalement, le projet doit intégrer un seul mode d’hébergement des données.

• Un projet peut-il intégrer des établissements qui souhaitent faire évoluer leur solution DUI et des établissements qui souhaitent acquérir une solution DUI ?

Oui, ces regroupements dits « mixtes » peuvent être éligibles au programme ESMS numérique, sous certaines conditions. Les candidatures seront étudiées au cas par cas par les ARS.

• Un projet intégrant des établissements qui souhaitent faire évoluer leur solution DUI et des établissements qui souhaitent acquérir une solution DUI doit-il obligatoirement recourir à une procédure d’achat cadrée par le code de la commande publique ?

Oui, dès lors qu’au moins un organisme gestionnaire du regroupement est soumis au code de la commande publique.

• Est-ce qu’un ESSMS rattaché à une entité nationale peut déposer un projet dans le cadre d’un regroupement régional ?

Oui, s’il obtient un accord écrit de cette entité pour déposer un projet et si cette entité ne propose pas de DUI commun à tous ses ESSMS. Il devra fournir cet accord dans le projet déposé.
L’établissement ne pourra obtenir qu’un seul financement ESMS numérique.

• Les solutions DUI choisies dans le cadre des projets d’acquisition doivent-elles être obligatoirement référencées Ségur pour prétendre au financement du programme ESMS numérique ?

Oui, la solution DUI retenue doit obligatoirement être une solution référencée Ségur pour que le porteur de projet puisse bénéficier des financements du programme ESMS numérique.

• Est-ce qu’un porteur de projet peut répondre à l’appel à projets régional sur un projet d’évolution de son DUI même si sa solution DUI n’est pas référencée Ségur au moment de son dépôt de candidature ESMS numérique ?

Pour que le projet soit éligible au programme ESMS Numérique, la solution logicielle retenue ou à faire évoluer doit être référencée Ségur « Vague 1 » dans le couloir médico-social, sauf dans le cas des Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT). Dans le cas où le logiciel serait en cours de référencement au moment du dépôt de la demande de financement, le référencement Ségur doit intervenir avant le démarrage de la phase de paramétrage du logiciel. Il est recommandé aux établissements de se rapprocher de leur éditeur pour savoir si la solution DUI est ou sera bien référencée Ségur.

• Pour les projets d’acquisition concernant les structures du champ social, le choix de l’éditeur peut-il se faire sans mise en concurrence ?

Non, les porteurs de projets doivent effectuer une mise en concurrence pour le choix de l’éditeur, y compris pour les projets d’acquisition concernant les structures du champ social.
Cette mise en concurrence n’a pas d’obligation à être encadrée par le code de la commande publique sauf pour les porteurs qui y sont soumis par leur statut.
Des justificatifs de mise en concurrence pourront être demandés par les ARS.

• En l’absence d’encadrement par le système d’achat dynamique national, quelles sont les pièces attendues pour s’assurer de la mise en concurrence ?

En complément des contrôles des dossiers d’investissement, les ARS contrôleront également le respect, par les ESSMS qui y sont assujettis, des règles de la commande publique. La totalité des pièces des marchés publics doivent être conservées jusqu’en 2036 par les établissements qui les tiennent à disposition des ARS et des auditeurs sur demande.

Appel à projets et instruction des projets

• Les appels à projets régionaux 2023 sont-ils lancés ?

Pour l’année 2023, les appels à projets régionaux sont ouverts du 16 janvier au 15 juin pour les projets multirégionaux, et jusqu’au 15 septembre pour les projets régionaux. Les porteurs sont invités à consulter le site internet de leur ARS.

• Les groupements hospitaliers de territoire (GHT) peuvent-ils candidater au programme ESMS numérique ?

Oui. Le GHT porteur de projet peut équiper les ESSMS d’une solution référencée Ségur « vague 1 » dans le couloir hôpital, aux conditions cumulatives suivantes :

• Le porteur dispose d’un marché public lui donnant la faculté de faire bénéficier les ESSMS parties au projet de ce marché ;
• Le porteur doit être en capacité de vérifier l’adéquation aux besoins des utilisateurs finaux de l’ESSMS en corrélation avec le cahier des charges national. A cet effet, il doit produire un document décrivant précisément la couverture fonctionnelle du dossier patient informatisé (DPI) au regard des exigences du DUI définies dans le cahier des charges national ;
• Le porteur devra démontrer qu’il n’a perçu, pour les ESSMS concernés, aucune autre aide au titre d’un financement européen ou au titre du programme HOP’EN.

• Comment peut-on faire une demande d’aide à l’investissement numérique ?

Le porteur peut déposer sa demande d’aide dans l’outil PAI numérique de la CNSA. Un guide d’utilisation de l’outil PAI numérique est consultable sur le site de la CNSA (pdf,).  

• Quelle est la date prévisionnelle de réponse de l’ARS sur les dossiers retenus ?

Les projets sont instruits au fil de l’eau et les décisions sont prises en fonction des comités d’instruction dont le calendrier est laissé à l’appréciation de chaque ARS.
Les notifications aux porteurs retenus sont donc réalisées en fonction du calendrier de chaque ARS.
Les engagements financiers pour des opérations retenues en 2023 seront effectués avant le 30 décembre 2023.

• Qui peut candidater à l’appel à projets national ?

Un porteur de projet réunissant 50 ESSMS ou plus situés dans plusieurs régions peut candidater à l’appel à projets national (cf. Annexe 3. de l’instruction N° DGCS/DNS/CNSA/2023/13 du 16 janvier 2023).

• Qui peut candidater à l’appel à projets régional ?

Un projet réunissant des ESSMS (quel que soit leur nombre) situés dans une seule région peut candidater à l’appel à projets régional (cf. Annexe 3. de l’instruction N° DGCS/DNS/CNSA/2023/13 du 16 janvier 2023).

• Qui sélectionne les projets de l’appel à projets national ?

La Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie et la Délégation ministérielle au numérique en santé sélectionnent les projets de l’appel à projets national relatif au dossier usager informatisé (cf. II.A. de l’instruction N° DGCS/DNS/CNSA/2023/13 du 16 janvier 2023).

• Un projet peut-il être multirégional ?

Oui, le porteur dépose alors son projet auprès de l’ARS de la région regroupant le plus d’ESSMS du projet, dite « ARS pivot ».

Financements

• Que peut-on financer avec le programme ESMS numérique ?

Le principe général du financement ESMS numérique repose sur deux critères généraux :

• S’équiper d’un logiciel DUI conforme aux exigences nationales, c’est-à-dire conforme au dossier de spécification de référencement Ségur vague 1 du domaine concerné, tel que publié sur le site de l’ANS,
• Atteindre des cibles d’usage. Ce critère est une condition de versement des financements. Il permet de s’assurer que, une fois les conditions techniques réunies, le logiciel DUI est effectivement utilisé par les professionnels.

L’atteinte des cibles d’usage requiert un DUI qui ne se limite pas au référencement Ségur « vague 1 ». Les porteurs sont invités à s’appuyer sur le cahier des charges national pour vérifier que le DUI qu’ils retiennent couvre les besoins attendus.
Le financement ESMS Numérique est différencié en fonction de l’équipement logiciel des ESSMS parties au projet :

• Les ESSMS parties au projet acquièrent une solution conforme aux exigences nationales : dans ce cas, le financement concerne l’acquisition de la solution et le développement des usages et l’éventuel financement d’équipement matériel (cf. annexe 5 L.3 pour ce dernier cas) ;
• Les ESSMS parties au projet conservent leur solution et la font évoluer vers une version conforme aux exigences nationales : dans ce cas, le financement concerne uniquement le développement des usages et l’éventuel financement d’équipement matériel. Le financement de la mise à niveau pour passer d’une version du logiciel non référencée Ségur à une version référencée Ségur est pris en charge par la Prestation Ségur dans le cadre du SONS.

Lorsque le regroupement d’ESSMS est composé d’ESSMS qui sont dans les deux situations, des conditions particulières s’appliquent.

• Qui peut prétendre aux financements spécifiques ?

Les organismes gestionnaires de petite taille (moins de 15 ESSMS ou moins de 8 ESSMS pour les territoires ultra-marins et la Corse) participant ou portant un projet financé par le programme ESMS numérique peuvent bénéficier de financements spécifiques visant à leur permettre d’accélérer le rattrapage et, selon les cas, de sécuriser leur projet (cf. II.D de l’instruction N° DGCS/DNS/CNSA/2023/13 du 16 janvier 2023).

• Que finance le dispositif SONS (Système ouvert et non sélectif) ?

Le dispositif SONS est un mécanisme d’achat par l’État pour le compte des ESSMS qui disposent déjà d’une solution DUI.
La « Prestation Ségur » délivrée dans ce cadre couvre 6 dimensions :

• La licence d’utilisation de la solution DUI sur le périmètre couvert par le dossier de spécifications de référencement (DSR)
• Les frais d’installation, de configuration, de qualification
• La maintenance corrective du périmètre couvert par le DSR
• La formation des professionnels de l’établissement
• Le suivi du projet et livraison de la documentation
• L’accompagnement à l’obtention d’un certificat logiciel de type organisation quand nécessaire.

Le dispositif SONS finance la mise en conformité de solutions DUI compatibles avec Mon Espace Santé selon un dossier de spécifications de référencement.
La prestation ne finance pas :

• Le financement de boîtes aux lettres messagerie sécurisée de santé nominatives, applicatives et/ou organisationnelles ;
• Les coûts associés à un changement complet de logiciel, indépendamment des évolutions évoquées dans les DSR, ou au rattrapage lié à une version vétuste du logiciel ;
• Les coûts d’infrastructure additionnels éventuellement nécessaires (acquisition de serveurs, migration de système de gestion de base de données, etc.) à l’installation de la version référencée.

• Est-il possible d’obtenir un financement uniquement pour un équipement matériel dans le cadre du programme ESMS numérique ?

Non, le financement du matériel entre dans le cadre du projet de déploiement du DUI.

• Un même ESSMS peut-il percevoir un financement ESMS Numérique à plusieurs reprises pour l’installation ou la montée de version de la même solution DUI ?

Non, un même établissement ne peut percevoir qu’un seul financement ESMS numérique sur la durée du programme, de 2021 à 2025, que ce soit pour l’installation ou la montée de version de la même solution DUI.

• Un même ESSMS peut-il percevoir un financement ESMS Numérique à plusieurs reprises pour l’installation plusieurs solutions DUI différentes ?

Non, un même ESSMS ne peut percevoir un financement ESMS numérique pour deux solutions différentes de DUI.

• Que se passe-t-il si les cibles d’utilisation ne sont pas atteintes dans les délais (9 mois pour une montée de version et 18 mois pour une acquisition) ?

Il s’agit de délais indicatifs pouvant être révisés par l’ARS, qui évalue l’avancée des projets. Les conditions de versement sont définies dans les conventions.

L'articulation entre le programme ESMS numérique et le dispositif SONS

• Quelle est la différence entre le cahier des charges national et le dossier de spécification de référencement (DSR) ?

Le cahier des charges national est composé des différents périmètres fonctionnels d’un dossier usager informatisé (DUI) tels que décrits dans le document réalisé par l’ANAP :  Cartographie du SI d’une structure médico-sociale.
Il reprend les besoins et usages « métier ».
Le DSR apporte quant à lui des exigences fonctionnelles plus précises et détaillées.
La version de la solution DUI référencée Ségur va permettre :

• Un meilleur accompagnement de l’usager (admission, gestion administrative, parcours de soin…), une meilleure coordination des acteurs internes et externes grâce au partage d’informations importantes.
• L’intégration, dans le DUI de l’ESSMS, des documents produits par les professionnels du secteur sanitaire, reçus de professionnels de santé par la messagerie sécurisée de santé ou provenant du dossier médical partagé (DMP) usagers, tels que le volet retour du dossier de liaison, le volet de synthèse médicale, les comptes rendus de biologie, les lettres de liaison de sortie, les ordonnances et prescriptions.
• La production de documents et données numériques, en particulier le projet personnalisé d’accompagnement, le volet de synthèse médicale, le dossier de liaison d’urgence, les lettres de liaison d’entrée, les ordonnances et prescriptions, les grilles d’évaluation du secteur médico-social et les comptes rendus d’évaluation associés, les plans de soins, les CERFA liés à l’ouverture et à la mise à jour des prestations individuelles, les attestations d’hébergement et les attestations de sortie de l’usager ;
• L’envoi de ces documents et données numériques par messagerie sécurisée de santé (MSSanté) vers un professionnel ou vers la personne accompagnée par MSSanté citoyenne, et leur alimentation systématique dans le DMP de l’usager.

• Est-ce qu’une solution DUI qui répond au cahier des charges national répond forcément au référencement Ségur et inversement ?

Non, les 2 documents techniques ne portent pas sur les mêmes périmètres : le périmètre du cahier des charges national couvre l’ensemble de la cartographie fonctionnelle du DUI tandis que le DSR n’en couvre qu’une partie.
Les exigences contenues dans le DSR sont plus précises et détaillées.

• Un ESSMS qui passe une commande auprès d’un éditeur pour bénéficier de la « Prestation Ségur » peut-il percevoir un financement ESMS numérique pour une autre solution DUI ?

Non, l’ESSMS ne peut plus être financé au titre d’ESMS numérique pour une autre solution DUI.

• Est-ce que l’éditeur d’une structure peut prétendre au financement dans le cadre du dispositif SONS sans que la structure qui passe la commande soit engagée dans le programme ESMS numérique ?

Oui, il est possible que la structure qui passe la commande pour SONS ne soit pas engagée dans le programme ESMS numérique, si son projet est mature et bien avancé pour assurer l'atteinte des cibles d'usage.
Dans tous les cas, la solution DUI proposée doit être référencée Ségur.

• Comment sont calculées et vérifiées les cibles d'usage ?

Les modes de calculs des cibles d’usage sont précisés dans l’instruction et complétés dans un guide de l’ANAP. Les cibles d’usage pour la MSS et le DMP sont collectées au niveau national.
Les cibles d’usage du DUI sont produites et remontées par les ESSMS eux-mêmes.
La vérification des déclarations des établissements obéit à un plan de contrôle à mettre en place par l’ARS.

• Les établissements qui ont obtenu des financements dans la phase d’amorçage du programme ESMS numérique peuvent-ils bénéficier, après la mise en place de la version définie dans le cadre du programme, de la mise en place d’une solution référencée Ségur dans le cadre du dispositif SONS ?

Les demandes de financement SONS ne concernent que les cas de « mise en conformité Ségur des DUI des ESSMS ».
Oui, les demandes d’éditeurs portant sur des ESSMS qui ont été bénéficiaires dans le cadre de la phase d’amorçage d’une aide à l’acquisition ou d’une montée de version par le biais du programme ESMS numérique sont éligibles au SONS.
Pour plus d’informations vous pouvez consulter le site internet de l’ANS.

• Est-ce qu’un établissement peut démarrer une mise en conformité via le dispositif SONS et déposer ensuite un dossier ESMS numérique ?

Oui, les deux procédures peuvent être dissociées.
Néanmoins, pour les projets de montée de version, le porteur de projet pourra bénéficier des financements du programme ESMS numérique si et seulement si la solution DUI concernée est référencée Ségur.